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- 365tec · Daniel Ovadia Eugen-Richter-Str. 159 76187 Karlsruhe Deutschland
Häufige Fragen
Wie lege ich einen Schichttausch-Antrag an?
Öffnen Sie in der App den Tab „Änderungsanträge" und tippen Sie auf das Plus-Symbol unten rechts. Der Assistent führt in vier Schritten durch den Antrag: Typ wählen (Tausch, Übernahme, Abgabe, Zeitänderung), Schicht und Partner auswählen, Begründung angeben, einreichen. Der Antrag erscheint anschließend mit vollständiger Historie in der Liste.
Ich habe mein Passwort vergessen.
Auf dem Anmelde-Bildschirm tippen Sie auf „Passwort vergessen". Sie erhalten per E-Mail einen Rücksetz-Link. Alternativ können Sie sich per Face ID oder Touch ID anmelden, sofern zuvor aktiviert.
Wie aktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Profil → Sicherheit → 2FA einrichten. Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App (z.B. Google Authenticator, 1Password, Authy) und bestätigen Sie mit dem sechsstelligen Code.
Wer kann meinen Dienstplan sehen?
Ihr Dienstplan ist nur für Ihre Organisation und Ihr Team sichtbar. Organisationen sind strikt voneinander isoliert. Team-übergreifende Sichtbarkeiten lassen sich in der Sichtbarkeitsmatrix fein konfigurieren. Öffentliche Links für externe Partner werden nur auf ausdrückliche Anfrage erstellt.
Welche Daten werden verarbeitet?
Nur jene Daten, die für die Dienstplanung notwendig sind. Kein Tracking, keine Werbung, keine Weitergabe an Dritte. Server in Deutschland. Vollständige Angaben in der Datenschutzerklärung.
Wie funktioniert die Zeiterfassung in der App?
Über den Tab „Time" stempeln Sie mit einem Tipp ein und wieder aus. Pause-Toggle, Dienstgang-Modus (mit Ziel und Zweck) und manuelle Korrektur-Einträge stehen ebenfalls zur Verfügung. Die Wochenübersicht zeigt Soll-, Ist- und Differenz-Stunden. Einträge werden vom Vorgesetzten genehmigt — alle Beteiligten erhalten Push-Benachrichtigungen. Hinweis: Die Zeiterfassung ist ein Opt-In-Feature und muss vom Administrator aktiviert werden.
Kann ich mich mit Google, Microsoft oder Apple anmelden?
Ja. Auf dem Anmelde-Bildschirm finden Sie die drei SSO-Buttons. Voraussetzung: Ihre Organisation ist bei dem entsprechenden Provider eingerichtet. Microsoft-Anmeldung unterstützt optional Tenant-Restriktion (Login nur aus der Firma-Entra-ID). Sign in with Apple respektiert „Hide my email".
Wie exportiere oder lösche ich meine Daten?
In den App-Einstellungen unter „Konto" finden Sie zwei Aktionen: Daten exportieren (vollständiger JSON-Export aller Ihrer Daten gem. DSGVO Art. 20) und Konto löschen (DSGVO Art. 17 — endgültige Löschung mit Passwort- bzw. SSO-Re-Auth). Audit-Logs werden anonymisiert (gesetzlich vorgeschrieben), Schichten bleiben dem Team-Plan erhalten aber Ihre persönliche Zuordnung wird entfernt.
Wie melde ich Urlaub oder Krankheit?
Tragen Sie den Zeitraum unter Abwesenheiten ein. Je nach Einstellung Ihrer Organisation wird der Eintrag sofort wirksam oder muss freigegeben werden. Für die Zeit werden Sie nicht mehr zur Einteilung vorgeschlagen; bereits zugewiesene Schichten im Zeitraum werden Ihnen angezeigt, damit Sie sie abgeben können. Der Grund ist für Kolleginnen und Kollegen nicht sichtbar — sie sehen nur, dass Sie abwesend sind.
Was passiert, wenn ich alarmiert werde?
Alarme erreichen Sie per Push-Nachricht, bei kritischen Meldungen auch mit durchdringendem Ton. Reagieren Sie nicht innerhalb der hinterlegten Frist, wird die nächste Eskalationsstufe benachrichtigt — je nach Konfiguration zusätzlich per E-Mail, SMS oder Sprachanruf. Eine Bestätigung in der App stoppt die weitere Eskalation.
Funktioniert die App ohne Internetverbindung?
Ja, eingeschränkt. Zuletzt geladene Dienstpläne bleiben sichtbar und sind als zwischengespeichert gekennzeichnet. Änderungen, die Sie offline vornehmen, werden gesammelt und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.
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Frequently asked questions
How do I submit a shift swap request?
In the app, open the "Change Requests" tab and tap the plus button in the lower right. A four-step wizard guides you through the request: choose the type (swap, take, release, time change), pick the shift and partner, enter a reason, submit. The request then appears in the list with its full history.
I forgot my password.
On the sign-in screen, tap "Forgot password". You will receive a reset link by email. Alternatively you can sign in with Face ID or Touch ID if previously enabled.
How do I enable two-factor authentication?
Profile → Security → Enable 2FA. Scan the QR code with an authenticator app (e.g. Google Authenticator, 1Password, Authy) and confirm with the six-digit code.
Who can see my schedule?
Your schedule is visible only to your organisation and your team. Organisations are strictly isolated from one another. Cross-team visibility can be tuned in the visibility matrix. Public links for external partners are only created on explicit request.
What data is processed?
Only the data required for duty planning. No tracking, no advertising, no sharing with third parties. Servers in Germany. Full details in our privacy policy.
How does the time-tracking work in the app?
The "Time" tab lets you clock in and out with a tap. Break toggle, Dienstgang (off-site work with destination + purpose) and manual correction entries are also available. The weekly overview shows target, actual and delta hours. Entries are approved by your supervisor — everyone gets push notifications. Note: Time tracking is an opt-in feature and must be enabled by the administrator.
Can I sign in with Google, Microsoft or Apple?
Yes. The sign-in screen has three SSO buttons. Prerequisite: your organization is set up with the corresponding provider. Microsoft sign-in optionally supports tenant restriction (only company-Entra-ID logins). Sign in with Apple respects "Hide my email".
How do I export or delete my data?
In the app settings under "Account" you have two actions: Export data (full JSON export of all your data per GDPR Art. 20) and Delete account (GDPR Art. 17 — irreversible deletion with password or SSO re-auth). Audit logs are anonymized (legally required), shifts remain in the team plan but your personal assignment is removed.
How do I report holiday or sick leave?
Enter the period under Absences. Depending on your organisation's settings it takes effect immediately or has to be approved. You will no longer be suggested for scheduling during that time; shifts already assigned within the period are shown so you can hand them over. The reason is not visible to colleagues — they only see that you are absent.
What happens when I am alerted?
Alerts reach you by push notification, and critical ones with an audible alert that cuts through. If you do not respond within the configured window, the next escalation level is notified — depending on the setup also by e-mail, SMS or voice call. Acknowledging in the app stops any further escalation.
Does the app work without an internet connection?
Yes, with limits. Schedules loaded previously stay visible and are marked as cached. Changes you make offline are collected and transferred automatically as soon as a connection is available again.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo envío una solicitud de cambio de turno?
En la app, abre la pestaña «Solicitudes» y pulsa el botón con el signo más en la parte inferior derecha. Un asistente de cuatro pasos te guía: elegir el tipo (cambio, toma, liberación, modificación horaria), seleccionar turno y compañero, indicar motivo, enviar. La solicitud aparece a continuación en la lista con su historial completo.
Olvidé mi contraseña.
En la pantalla de inicio de sesión, pulsa «Olvidé mi contraseña». Recibirás un enlace de restablecimiento por correo. Alternativamente puedes acceder con Face ID o Touch ID si estaba previamente activado.
¿Cómo activo la autenticación de dos factores?
Perfil → Seguridad → Activar 2FA. Escanea el código QR con una aplicación de autenticación (por ejemplo Google Authenticator, 1Password, Authy) y confirma con el código de seis cifras.
¿Quién puede ver mi planificación?
Tu planificación solo es visible para tu organización y tu equipo. Las organizaciones están estrictamente aisladas entre sí. La visibilidad entre equipos se configura en la matriz de visibilidad. Los enlaces públicos para socios externos solo se crean bajo petición expresa.
¿Qué datos se procesan?
Solo los datos necesarios para la planificación de guardias. Sin seguimiento, sin publicidad, sin cesión a terceros. Servidores en Alemania. Detalles completos en nuestra política de privacidad.
¿Cómo funciona el registro de tiempo en la app?
La pestaña «Time» permite fichar entrada y salida con un toque. También están disponibles el control de pausa, el modo Dienstgang (trabajo fuera con destino y motivo) y las correcciones manuales. La vista semanal muestra horas previstas, reales y diferencia. Las entradas las aprueba tu supervisor — todos reciben notificaciones push. Nota: el registro de tiempo es opt-in y el administrador debe activarlo.
¿Puedo iniciar sesión con Google, Microsoft o Apple?
Sí. En la pantalla de inicio de sesión están los tres botones SSO. Requisito: tu organización está configurada con el proveedor correspondiente. El inicio con Microsoft admite opcionalmente restricción de tenant. Sign in with Apple respeta «Hide my email».
¿Cómo exporto o elimino mis datos?
En los ajustes de la app, en «Cuenta», tienes dos acciones: Exportar datos (exportación JSON completa según RGPD Art. 20) y Eliminar cuenta (RGPD Art. 17 — eliminación irreversible con reautenticación por contraseña o SSO). Los registros de auditoría se anonimizan (exigencia legal); los turnos permanecen en el plan del equipo, pero tu asignación personal se elimina.
¿Cómo comunico vacaciones o una baja?
Registre el periodo en Ausencias. Según la configuración de su organización surte efecto de inmediato o debe aprobarse. Durante ese tiempo dejará de proponerse para la planificación; se le mostrarán los turnos ya asignados en el periodo para que pueda cederlos. El motivo no es visible para sus compañeros: solo ven que está ausente.
¿Qué ocurre cuando recibo una alerta?
Las alertas llegan por notificación push y, en casos críticos, con un aviso sonoro que se impone. Si no responde dentro del plazo configurado, se notifica al siguiente nivel de escalación, según la configuración también por correo, SMS o llamada de voz. Confirmar en la aplicación detiene la escalación.
¿Funciona la aplicación sin conexión a internet?
Sí, de forma limitada. Los cuadrantes cargados previamente siguen visibles y se marcan como almacenados. Los cambios que realice sin conexión se recopilan y se transfieren automáticamente en cuanto vuelva la conexión.
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Questions fréquentes
Comment soumettre une demande d'échange de garde ?
Dans l'application, ouvrez l'onglet « Demandes » et appuyez sur le bouton avec le signe plus en bas à droite. Un assistant en quatre étapes vous guide : choisir le type (échange, prise, libération, modification d'horaire), sélectionner la garde et le partenaire, saisir le motif, envoyer. La demande apparaît ensuite dans la liste avec son historique complet.
J'ai oublié mon mot de passe.
Sur l'écran de connexion, appuyez sur « Mot de passe oublié ». Vous recevrez un lien de réinitialisation par e-mail. Vous pouvez aussi vous connecter avec Face ID ou Touch ID si cette option est activée.
Comment activer l'authentification à deux facteurs ?
Profil → Sécurité → Activer 2FA. Scannez le QR code avec une application d'authentification (par exemple Google Authenticator, 1Password, Authy) et confirmez avec le code à six chiffres.
Qui peut voir mon planning ?
Votre planning n'est visible que par votre organisation et votre équipe. Les organisations sont strictement isolées les unes des autres. La visibilité entre équipes se règle dans la matrice de visibilité. Les liens publics destinés à des partenaires externes ne sont créés qu'à la demande explicite.
Quelles données sont traitées ?
Uniquement les données nécessaires à la planification d'astreintes. Aucun tracking, aucune publicité, aucun partage avec des tiers. Serveurs en Allemagne. Détails complets dans notre politique de confidentialité.
Comment fonctionne le suivi du temps dans l'application ?
L'onglet « Time » permet de pointer l'arrivée et le départ d'un simple tap. Bascule pause, mode Dienstgang (mission externe avec destination et motif) et corrections manuelles sont également disponibles. L'aperçu hebdomadaire affiche les heures prévues, réelles et l'écart. Les entrées sont validées par votre responsable — tout le monde reçoit des notifications push. À noter : le suivi du temps est opt-in et doit être activé par l'administrateur.
Puis-je me connecter avec Google, Microsoft ou Apple ?
Oui. L'écran de connexion propose les trois boutons SSO. Prérequis : votre organisation est configurée chez le fournisseur correspondant. La connexion Microsoft prend en charge une restriction de tenant en option. Sign in with Apple respecte « Hide my email ».
Comment exporter ou supprimer mes données ?
Dans les réglages de l'application, sous « Compte », deux actions : Exporter les données (export JSON complet selon RGPD art. 20) et Supprimer le compte (RGPD art. 17 — suppression irréversible avec ré-authentification par mot de passe ou SSO). Les journaux d'audit sont anonymisés (obligation légale) ; les gardes restent dans le plan d'équipe mais votre affectation personnelle est supprimée.
Comment signaler des congés ou un arrêt maladie ?
Saisissez la période dans Absences. Selon le paramétrage de votre organisation, elle prend effet immédiatement ou doit être validée. Vous ne serez plus proposé à la planification pendant cette période ; les gardes déjà attribuées vous sont affichées afin que vous puissiez les céder. Le motif n'est pas visible par vos collègues : ils voient seulement que vous êtes absent.
Que se passe-t-il lorsque je suis alerté ?
Les alertes vous parviennent par notification push, et les alertes critiques avec un signal sonore prioritaire. Si vous ne réagissez pas dans le délai configuré, le niveau d'escalade suivant est prévenu — selon le paramétrage également par e-mail, SMS ou appel vocal. Un acquittement dans l'application interrompt l'escalade.
L'application fonctionne-t-elle sans connexion Internet ?
Oui, de manière limitée. Les plannings déjà chargés restent visibles et sont signalés comme mis en cache. Les modifications effectuées hors ligne sont regroupées et transmises automatiquement dès qu'une connexion est de nouveau disponible.
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Domande frequenti
Come invio una richiesta di cambio turno?
Nell'app, apri la scheda «Richieste» e tocca il pulsante con il segno più in basso a destra. Una procedura guidata in quattro passaggi ti accompagna: scegliere il tipo (cambio, presa, rilascio, modifica orario), selezionare turno e partner, inserire la motivazione, inviare. La richiesta appare quindi nell'elenco con la cronologia completa.
Ho dimenticato la password.
Nella schermata di accesso, tocca «Password dimenticata». Riceverai un link di reimpostazione via e-mail. In alternativa puoi accedere con Face ID o Touch ID se attivato in precedenza.
Come attivo l'autenticazione a due fattori?
Profilo → Sicurezza → Attiva 2FA. Scansiona il QR code con un'app di autenticazione (ad esempio Google Authenticator, 1Password, Authy) e conferma con il codice a sei cifre.
Chi può vedere la mia pianificazione?
La tua pianificazione è visibile soltanto alla tua organizzazione e al tuo team. Le organizzazioni sono rigorosamente isolate fra loro. La visibilità fra team si configura nella matrice di visibilità. I link pubblici per partner esterni vengono creati solo su richiesta esplicita.
Quali dati vengono elaborati?
Soltanto i dati necessari alla pianificazione della reperibilità. Nessun tracciamento, nessuna pubblicità, nessuna condivisione con terzi. Server in Germania. Dettagli completi nella nostra informativa sulla privacy.
Come funziona la rilevazione presenze nell'app?
La scheda «Time» consente di timbrare entrata e uscita con un tocco. Sono disponibili anche pausa, modalità Dienstgang (lavoro esterno con destinazione e motivo) e correzioni manuali. La panoramica settimanale mostra ore previste, effettive e differenza. Le voci vengono approvate dal responsabile — tutti ricevono notifiche push. Nota: la rilevazione presenze è opt-in e deve essere abilitata dall'amministratore.
Posso accedere con Google, Microsoft o Apple?
Sì. Nella schermata di accesso trovi i tre pulsanti SSO. Prerequisito: la tua organizzazione è configurata con il provider corrispondente. L'accesso Microsoft supporta opzionalmente la restrizione di tenant. Sign in with Apple rispetta «Hide my email».
Come esporto o cancello i miei dati?
Nelle impostazioni dell'app, sotto «Account», hai due azioni: Esporta dati (export JSON completo secondo GDPR art. 20) e Elimina account (GDPR art. 17 — cancellazione irreversibile con ri-autenticazione tramite password o SSO). I log di audit vengono anonimizzati (obbligo di legge); i turni restano nel piano del team ma la tua assegnazione personale viene rimossa.
Come comunico ferie o malattia?
Inserire il periodo in Assenze. A seconda delle impostazioni della propria organizzazione ha effetto immediato oppure deve essere approvato. Per quel periodo non verrete più proposti nella pianificazione; i turni già assegnati vi vengono mostrati, così da poterli cedere. Il motivo non è visibile ai colleghi: vedono soltanto che siete assenti.
Che cosa succede quando ricevo un allarme?
Gli allarmi arrivano tramite notifica push e, nei casi critici, con un avviso acustico prioritario. Se non rispondete entro il tempo configurato, viene avvisato il livello di escalation successivo — a seconda della configurazione anche via e-mail, SMS o chiamata vocale. La conferma nell'app interrompe l'escalation.
L'app funziona senza connessione a Internet?
Sì, in modo limitato. I piani caricati in precedenza restano visibili e sono contrassegnati come memorizzati. Le modifiche apportate offline vengono raccolte e trasferite automaticamente non appena la connessione torna disponibile.